Document Control
Documents adalah daftar induk dokumen BCMS yang terkendali. Ini berbeda dari Knowledge Base AI.
Record Document
Saat membuat record dokumen, user seharusnya bisa mengisi metadata dan mengupload file awal dalam satu flow. Sistem kemudian membuat draft version awal dan audit event.
| Field | Tujuan |
|---|---|
| Document No. | Nomor dokumen resmi internal. |
| Title | Judul dokumen. |
| Type | Policy, BCP, DRP, procedure, report, template, contract, atau evidence. |
| ISO clause | Klausul yang relevan. |
| Owner | PIC dokumen. |
| Status | Draft, in review, approved, published, archived. |
| Review date | Tanggal review berkala. |
| File | Upload versi awal atau versi baru. |
| Change summary | Ringkasan perubahan bisnis. |
Version Lifecycle
Action Utama
- Create document record dengan upload awal.
- Upload financial report sebagai dokumen resmi tenant, lengkap dengan fiscal year, period, currency, dan statement type.
- Export Master Document List sebagai PDF report, Excel workbook, atau CSV data sesuai search/filter/sort aktif.
- Open detail drawer.
- Upload version baru.
- Download version.
- Publish version.
- Archive record.
- Link document ke BCP, CAPA, vendor, compliance, atau audit binder.
Download dan Permission
Tenant hanya bisa download dokumen miliknya. Jika user tidak punya permission atau scope, tombol download tidak tampil atau response harus forbidden.
Master Document List Export
Gunakan export dari kanan atas halaman Documents ketika auditor, manajemen, atau Document Controller perlu membaca daftar dokumen tanpa membuka row satu per satu.
| Format | Kapan dipakai |
|---|---|
| PDF report | Review manajemen, lampiran audit, atau ringkasan formal. |
| Excel workbook | Analisis internal, filter lanjutan, dan rekonsiliasi owner/review date. |
| CSV data | Integrasi, arsip data mentah, atau import ke workbook internal. |
Export tetap tenant-scoped, permission-gated, dan tercatat di audit trail. Kolom export mencakup metadata dokumen, financial report metadata, owner, status, review date, version count, dan latest version.